为给在校研究生创造更多的国际学术交流机会，促进学术研究水平和人才培养质量的提高，培养更多具有国际竞争力的创新型人才，北京大学设立了研究生学术交流基金，资助优秀研究生的国际学术交流活动。该项基金由学校拨款设立，研究生院负责统一管理和使用，外国语学院具体实施。现制定实施办法如下：
 
   一、申请条件 
1、档案在我校的优秀在读全日制研究生（含港、澳、台、留学生）。 
2、本人作为第一作者或第二作者（第一作者为导师）提交的论文或学术成果被高水平国际学术会议正式接收，以会议正式邀请或书面通知为准。 
3、本人经导师、院系审核同意参加本专业领域内高水平国际暑期（冬季）学校，不包含通过国际合作部申请的国际暑期（冬季）学校。

 

二、主要资助内容 
资助研究生参加国际学术会议或本专业领域内高水平国际暑期（冬季）学校的往返旅费、签证（注）费、住宿费、会议注册费。

 

三、资助申请时间

大致时间安排如下（具体申请批次和时间以当年研究生院下发的通知为准）：

批次	所申请的会议举办日期	申请人向院系递交材料时间
第一批	每年10月1日至下一年2月30日	3.1-3.10（遇周六、日顺延）
第二批	每年3月1日至9月30日	9.1-10.10（遇周六、日顺延）

 

四、审核批准程序 

1、申请人参加在国（境）外举办的学术交流活动，须先办理研究生出访申报手续。未提前办理出访申报手续无法申请该交流基金的资助。出访申报手续请见如下链接，注意派出类型需选填“学校公派”：

https://sfl.pku.edu.cn/fwdh/gzzd/jyjx/156196.htm

2、申请人登录本人“校内门户”→选择“业务办理”→选择“研究生院业务”在“培养办学籍”一栏点击“国际会议资助申请/查询审批结果”→点击“提交申请”→选择相应的出国（境）信息（在国内举办的国际会议选择“国内会议”）→按要求如实填写有关申请信息→点击“保存”后“提交”。

3、打印由系统生成的《北京大学研究生学术交流资助申请表》后，导师对研究生所参加交流活动的内容、在所属领域的水平等情况进行审核，在《申请表》上签署具体意见。

4、提供国际会议邀请函，并应有论文接收及参会形式（口头报告或张贴论文等）等内容，以及其他资助来源等相关材料。电子邮件需由导师签字确认，非英语邀请函应有中文翻译件并由导师签字确认。

5、申请人向所在院系提交申请材料，一般应包括：北京大学研究生学术交流基金资助申请表、邀请函、论文、会议日程等。 

6、由院系对研究生所参加会议或活动的内容、在所属领域的水平等情况进行审核，并确定资助金额和资助范围，在系统中审核并录入相关结果。

7、查询资助结果及报销程序：

（1）申请人可登录校内门户个人界面栏目查看相关结果。查询到已获得资助后，应提交电子版参会总结（1500-2000字）（具体路径为：在查询界面选中受资助记录→点击“提交报告”→在弹出窗口录入总结→点击“提交”） 

（2）完成总结提交后，受资助研究生可在校内各自助机上自行打印《北京大学研究生申请国际学术交流资助审批意见》。自助机操作步骤见附件一。

（3）持出访任务批件、《审批意见》及相关票据到所在院系财务办理报销手续。报销具体事宜可咨询院系财务老师。

8、申报注意事项：

（1）获得资助资格的学生中，未成行者或逾期未按要求办理相关手续者，本次资助资格将自动失效。

（2）根据国家专项资金管理要求，基金资助方式为实报实销，不予调账。报销金额不能超过获批金额，且只能报销资助内容范围内实际发生的费用。

（3）按照财务部、国际合作部有关规定，申请人出访时间须严格按照离京和抵京日期申报，且不能由除北京外其他地方出发和返回。申请人在参加其它交流项目期间所参加的国际会议，不在本基金资助范围内。

（4）留学生回本国，港澳台回本地区开会不资助。

 

五、经费使用办法 

1、受资助人回校后应先在校内门户提交学术交流活动小结，自行打印《北京大学研究生学术交流基金资助审批表》，持该表及出访任务批件、相关票据进行财务报销。 

2、研究生院、财务部对院系经费使用情况进行监管。

 

六、审核注意事项

1、材料要求：

会议要求——论文接收情况，参会形式（口头报告或张贴论文）；

暑期（冬季）学校——是否本专业领域内或其他设定条件。

邀请函内容与申请表填写内容一致。

于开会日期前已经办理了出访手续。补办出访手续的学生一律不考虑资助，

2、资助时应考虑：会议级别、参会形式（口头报告或张贴论文）、会议（或暑期学校）举办地等。

3、资助范围仅为：往返旅费、签证（注）费、会议注册费、住宿费。资助并非全覆盖，并参考下述的标准。

在职学生、毕业班学生等不同类别的研究生，根据具体情况具体考虑。例如，不转档博士生，原则上应由原单位资助，如果学术表现特别优秀，为论文第一作者，且作者单位是北京大学，也可考虑。

以往受资助金额一览（请见下页），供参考，具体报销金额以专家组当年审核通过的实际金额为准：

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国家（地区）	口头报告	张贴论文	暑期（冬季）学校
美洲
美国	9000	5000	9000
加拿大	9000	5000	9000
巴西	9000	5000	9000
欧洲
英国	9000	5000	9000
德国	9000	5000	9000
法国	9000	5000	9000
意大利	9000	5000	9000
俄罗斯	9000	5000	9000
西班牙	9000	5000	9000
大洋洲
澳大利亚	9000	5000	9000
新西兰	9000	5000	9000
非洲
南非	9000	5000	9000
埃及	9000	5000	9000
亚洲
日本	5000	3000	5000
韩国	5000	3000	5000
印度	5000	3000	5000
新加坡	4000	2000	4000
泰国	4000	2000	4000
越南	4000	2000	4000
中国
中国台湾	5000	2500	5000
中国香港	4000	2000	4000
中国澳门	3000	1500	3000
中国大陆   其他城市                    500-1500元
国外到国外
美国本地	2000	1000	2000
美加之间	2500	1500	2500
欧洲之间	2000	1000	2000
美欧之间	3500	2000	3500

 

七、 本办法经2019年5月28日院务会审议通过，于2019年6月开始执行，2024年1月修订，本办法解释权归外国语学院。