为进一步开拓学术视野、提高研究生的科研学术水平和毕业论文质量，健全和完善研究生培养机制，外国语学院鼓励学术型研究生参加在国内举办的本专业领域的学术会议并提供经费资助，具体规定如下。

一、资助对象

1．经费原则上主要用于资助非定向培养的学术型研究生参加国内本专业领域相关的学术会议。学业成绩特别突出、在学期间已在核心期刊上以北京大学外国语学院为第一署名发表学术论文的定向培养类博士研究生亦可提出资助申请。获得资助的定向培养类博士研究生必须以北京大学外国语学院博士研究生的身份参加学术会议。

2．博士研究生在完成综合考试后方可提出资助申请。硕士研究生进入第二学年后方可提出资助申请。

3．申请人须撰写一篇具有原创性的参会论文，字数一般不少于5000字。在提交的学术论文被学术会议主办方接纳并得到正式邀请函后方可提出资助申请。

二、资助标准

1．资助的最高限额为每人每次人民币1500元。如果研讨会在北京举办，资助额度每人每次不超过500元。资助金额为资助额度的上限，在额度内原则上根据会议的支出实报实销。

2．硕士研究生在学期间原则上仅能享受一次经费资助；博士研究生在学期间最多可享受两次经费资助，此外博士研究生办理延长学习年限后，在延期期间不能再申请经费资助。

三、申请程序

1. 研究生向导师提出书面申请并取得导师的书面同意后，将书面申请表、导师意见和参会学术论文提交系（所、中心）主管负责人审批。审批通过后，研究生向学院教务办公室提出申请并提交会议的邀请函、参会学术论文、会议日程、参会总结、本人书面申请、导师意见以及系（所、中心）负责人的批示意见，由学院研究生工作主管领导审批。

2. 学院受理和审批研究生参加国内学术会议经费资助申请的时间为每年的2月和9月。

四、经费使用

1．资助经费依票据实报实销，超出部分不予报销。可以报销的内容包括市内交通费（北京）、参会地住宿费、火车往返硬卧车票、经济舱飞机票、学术会议的会务费。

2．拟报销的票据须有本人和导师共同签字，并经学院主管领导审核。审核通过后在学院财务办公室报销。

3. 报销应参照财务报销相关规定（发票抬头：北京大学教育基金会，纳税人识别号（统一社会信用代码）为53100000500018012R）。

此规定经2009年5月18日外国语学院党政联席的院务会议讨论通过，2024年1月修订。此规定的解释权归外国语学院。