外国语学院系（所、中心）秘书岗位的管理规定

规章制度

2020-10-13

第一条学院各系（所、中心）秘书在系（所、中心）负责人的领导下，负责处理教学、科研、行政等方面的日常事务，并完成系（所、中心）负责人安排的其他工作。系（所、中心）秘书应具有较高的秘书专业素养和较高的工作效率，以更好地为教师、教学和学科建设服务。

第二条系（所、中心）秘书的聘任由学院聘任小组统一进行。系（所、中心）负责人可以推荐人选，由学院聘任小组经考核后认可。系（所、中心）负责人如不推荐人选，则由学院聘任小组负责聘任。

第三条秘书的日常管理由系（所、中心）负责人和学院办公室共同负责。系务会和学院办公室对秘书进行考勤和考核；秘书请假必须由系（所、中心）负责人和学院办公室主任同时批准。学院经系（所、中心）负责人同意，可安排秘书从事学院的临时性工作。

第四条劳动合同制秘书可签订聘期为3年的固定期限合同，其中试用期为3个月。第1个聘期结束后，系（所、中心）负责人应提出是否续签劳动合同的建议，由学院聘任小组决定是否续签合同。工作满2个聘期后，可签订无固定期限劳动合同。

第五条秘书应处理系级单位的日常事务，并处理学院各职能部门所安排的各种事务。凡属重要事项，秘书必须向系（所、中心）负责人请示；秘书也可酌情自行处理无需向系（所、中心）负责人请示的事务，但较重要的事项应以电子备忘录的形式向系（所、中心）负责人汇报。

第六条在规定的工作时间内，秘书必须坚守岗位，随时接听电话，并查收电子邮件。秘书应注意将系一级的各种文件整理、归档，并对各种重要的事件进行记录，包括进行拍照、录音等。

第七条秘书一般应有大专以上学历，以及英语口语交流的能力和回复简单的英语邮件的能力。