外国语学院关于做好学院电子文档定期备份工作的规定

为加强外国语学院办公场所计算机信息安全，保障教学科研工作的顺利进行，防范由于计算机故障带来的信息安全隐患，特制定外国语学院电子文档定期备份的规定，适用于全院行政教辅人员，并经院务会讨论通过，自公布之日起开始执行。

一、电子文档备份的途径
1、日常备份
我院行政教辅人员应做好日常备份工作，及时将电子文档备份到学院统一配发的移动硬盘上，以保障数据安全。
2、集中备份
我院行政教辅人员应根据学院的统一安排，每学期末集中在协同办公系统进行一次电子文档备份。

二、协同办公系统电子文档备份的程序及方法
1、需要备份的电子文档先交主管院领导审核，审核通过后可以上传。
2、登录协同办公系统后，在“知识管理—知识栏目—文档备份”栏目下找到所属办公室及姓名，上传需要备份的电子文档。

三、文档备份注意事项
1、为便于协同办公系统中电子文档的查看和检索，上传文档时不要使用压缩格式。
2、未经调整处理的图片、照片、视频等大文件不建议上传。
3、如有重要文件需要更大的存储空间，可以在学院专用的计算机进行数据存储。
（2016年1月发布，2019年1月修订）