北京大学外国语学院“研究生学术交流基金”资助实施办法

为给在校研究生创造更多的国际学术交流机会,促进学术研究水平和人才培养质量的提高,培养更多具有国际竞争力的创新型人才,北京大学设立了研究生学术交流基金,资助优秀研究生的国际学术交流活动。该项基金由学校拨款设立,研究生院负责统一管理和使用,外国语学院具体实施,现制定实施办法如下:

 

一、申请条件

1、档案在我校的优秀在读全日制研究生(含港、澳、台、留学生)。

2、本人作为第一作者或第二作者(第一作者为导师)提交的论文或学术成果被高水平国际学术会议正式接收,以会议正式邀请或书面通知为准。

3、本人经导师、院系审核同意参加本专业领域内高水平国际暑期(冬季)学校。

4、一般情况下每位学生在校期间所获资助不超过2次(含其他项目资助)

 

二、主要资助内容

资助研究生参加国际学术会议或本专业领域内高水平国际暑期(冬季)学校的往返旅费、签证(注)费、住宿费、会议注册费。 

 

三、资助申请时间,具体安排如下:

批次

所申请的会议举办日期

申请人向院系递交材料时间

第一批

每年101日至下一年228

3.1-3.10(遇周六、日顺延)

第二批

每年31日至930

9.15-10.10(遇周六、日顺延)

 

四、审核批准程序

1、申请人参加在国(境)外举办的学术交流活动,须先办理研究生出访申报手续。 出访申报手续请见如下链接:

https://grs.pku.edu.cn/pygz/xjgl/bysgl/gztz44/306883.htm

2、申请人登录本人“校内门户”→选择“业务办理”→选择“研究生院业务”在“培养办学籍”一栏点击“国际会议资助申请/查询审批结果”→点击“提交申请”→选择相应的出国(境)信息(在国内举办的国际会议选择“国内会议”)→按要求如实填写有关申请信息→点击“保存”后“提交”。

3、打印由系统生成的《北京大学研究生学术交流资助申请表》后,导师对研究生所参加交流活动的内容、在所属领域的水平等情况进行审核,在《申请表》上签署具体意见。

4、提供国际会议邀请函,并应有论文接收及参会形式(口头报告或张贴论文等)等内容,以及其他资助来源等相关材料。电子邮件需由导师签字确认,非英语邀请函应有中文翻译件并由导师签字确认。

5、申请人向所在院系提交申请材料,一般应包括:北京大学研究生学术交流基金资助申请表、邀请函、论文、会议日程等

6、由院系对研究生所参加会议或活动的内容、在所属领域的水平等情况进行审核,并确定资助金额和资助范围,在系统中审核并录入相关结果。

7、查询资助结果及报销程序:

(1)申请人可登录校内门户个人界面栏目查看相关结果。查询到已获得资助后,应提交电子版参会总结(1500-2000字)(具体路径为:在查询界面选中受资助记录→点击“提交报告”→在弹出窗口录入总结→点击“提交”)

(2)完成总结提交后,受资助研究生可在校内各自助机上自行打印《北京大学研究生申请国际学术交流资助审批意见》。自助机操作步骤见附件一。

(3)  持出访任务批件、《审批意见》、报销单及相关票据到所在院系财务办理报销手续。报销具体事宜可咨询院系财务老师。

8、申报注意事项:

(1)获得资助资格的学生中,未成行者或逾期未按要求办理相关手续者,本次资助资格将自动失效。

(2)根据国家专项资金管理要求,基金资助方式为实报实销,不予调账。报销金额不能超过获批金额,且只能报销资助内容范围内实际发生的费用。

(3)按照财务部、国际合作部有关规定,申请人出访时间须严格按照离京和抵京日期申报,且不能由除北京外其他地方出发和返回。申请人在参加其它交流项目期间所参加的国际会议,不在本基金资助范围内。

(4)留学生回本国,港澳台回本地区开会不资助。

五、经费使用办法

 

1、受资助人回校后应先在校内门户提交学术交流活动小结,自行打印《北京大学研究生学术交流基金资助审批表》,持该表及出访任务批件、报销单、相关票据进行财务报销。

2、研究生院、财务部对院系经费使用情况进行监管。

其他内容请查阅附件。